Szkolenia dla firm – zakres tematyczny i organizacja zajęć

Wprowadzanie nowych technologii, zmiany w przepisach i rosnąca liczba obowiązków wymagających specjalistycznej wiedzy wpływają na sposób przygotowania pracowników do codziennych zadań. W wielu organizacjach nauka odbywa się w trakcie pracy, poprzez obserwację bardziej doświadczonych osób albo samodzielne poznawanie nowych narzędzi. Taki model ma jednakże ograniczenia, szczególnie gdy wiedza jest przekazywana bez wspólnych zasad, a poszczególni pracownicy wypracowują odmienne metody działania.

W takich wypadkach szkolenia dla firm mogą obejmować ujednolicenie procedur, naukę obsługi systemów, aktualizację wiedzy branżowej lub przygotowanie do nowych zadań. Zakres tematyczny zależy od rodzaju działalności a także poziomu samodzielności uczestników. Zupełnie inaczej planuje się zajęcia dla osób, które dopiero poznają dane narzędzie, a zupełnie inaczej dla zespołu, który korzysta z niego od dłuższego czasu i potrzebuje rozwiązać dokładnie sprecyzowane kłopoty. Istotne jest również rozpoznanie, czy trudności wynikają z braku umiejętności, czy z niejasnych instrukcji i niewłaściwie zorganizowanej pracy.

Przy ustalaniu zakresu szkolenia znaczenie ma sposób zbierania informacji o potrzebach uczestników. Rozmowy z przełożonymi pokazują, jakie problemy są widoczne z perspektywy organizacji, niemniej jednak nie za każdym razem wyjaśniają, z czym pracownicy mierzą się w trakcie wykonywania poszczególnych zadań. Dlatego warto uwzględnić też ich doświadczenia, powtarzające się pytania a także sytuacje, w których najczęściej pojawiają się pomyłki. Przykładowo, jeżeli niedociągnięcia wynikają z niejednoznacznego obiegu dokumentów, samo omówienie zasad dokładności może nie wystarczyć. Potrzebne może być przećwiczenie całego procesu i postanowienie, kto odpowiada za poszczególne etapy. Firma szkoleniowa przygotowująca program powinna znać nie tylko i wyłącznie temat zajęć, niemniej jednak także kontekst, w jakim zdobyta wiedza będzie wykorzystywana. W innym wypadku ćwiczenia mogą opierać się npach, które niewiele mają wspólnego z codziennymi obowiązkami uczestników. Należy również uwzględnić różnice w poziomie wiedzy, ponieważ materiał dobry dla zaczynających może być zbyt łatwy dla osób wykonujących podobne zadania od lat.

Na przebieg zajęć wpływa też sposób przekazywania materiału. Przy zagadnieniach wymagających zapamiętania określonych zasad przydatne może być uporządkowane omówienie informacji i udostępnienie materiałów do późniejszego wykorzystania. Jeśli celem jest rozwijanie kwalifikacji podejmowania decyzji, samo słuchanie wykładu może nie dać wystarczającej okazji do sprawdzenia własnego sposobu działania. Wówczas większą część spotkania można przeznaczyć na analizę przypadków, rozwiązywanie obowiązków i omawianie możliwych konsekwencji różnych wyborów. Ćwiczenia powinny być jednakże dostosowane do czasu przeznaczonego na zajęcia. Zbyt duża liczba zagadnień prowadzi niekiedy do pobieżnego omawiania każdego z nich, bez sposobów dokładniejszego przećwiczenia trudniejszych elementów. Znaczenie ma także liczebność grupy a także dostęp do sprzętu potrzebnego w trakcie pracy praktycznej. Przy szkoleniach zdalnych powinno się prócz tego uwzględnić ograniczenia wynikające z korzystania z różnych urządzeń i skryptów. Organizator powinien określić, jakie przygotowanie techniczne jest potrzebne i czy uczestnicy będą mogli we własnym zakresie wykonywać zadania podczas spotkania.

Po zakończeniu zajęć pojawia się kwestia utrwalenia nowych informacji i sprawdzenia, czy można zastosować je w codziennej pracy. Niektóre kwalifikacji wymagają regularnego powtarzania, w szczególności gdy pracownicy rzadko spotykają się z sytuacjami omawianymi w trakcie szkolenia. Pomocne może być udostępnienie rozpiski, przygotowanie krótkich ćwiczeń albo omówienie pierwszych prób wykorzystania poznanych metod. Ocena efektów powinna odnosić się do celu ustalonego przed rozpoczęciem zajęć. Jeśli szkolenie dotyczyło obsługi konkretnego systemu, można sprawdzić poprawność stworzenia typowych obowiązków. W przypadku komunikacji w zespole większe znaczenie może posiadać obserwacja sposobu przekazywania informacji i rozwiązywania nieporozumień. Nie każdą przekształcenie da się przypisać wyłącznie udziałowi w szkoleniu, ponieważ na wyniki wpływają również warunki organizacyjne, obciążenie obowiązkami i wsparcie ze strony przełożonych. Zdarza się też, że uczestnicy rozumieją nowe zasady, lecz nie mogą ich stosować ze względu na aktualne procedury. Dlatego analizując rezultaty, powinno się brać pod uwagę zarówno poziom opanowania materiału, jak i sposobność użycia go w praktyce.

Polecamy: szkolenia pracowników.