Spotkania edukacyjne w formule zdalnej – charakterystyka organizacji

Zmiana sposobu wykonywania obowiązków zawodowych wpłynęła też na organizację nauki związanej z pracą. Coraz więcej zajęć można przeprowadzić bez konieczności jednoczesnego pojawienia się wszystkich uczestników w tym samym miejscu. Wymaga to jednakże innego podejścia do planowania czasu, komunikacji a także przekazywania materiałów.

Szkolenia biznesowe online mogą obejmować zarówno zagadnienia związane z codzienną organizacją pracy, jak i tematy dotyczące zarządzania, dystrybucji, obsługi klienta czy współpracy w zespole. W przypadku takich zajęć ważne jest określenie, które informacje można przedstawić w formie wykładu, a które wymagają rozmowy albo samodzielnego wykonania zadania. W praktyce właśnie ten podział na prawdę bardzo często wpływa na tempo spotkania. Próba omówienia zbyt wielu zagadnień w trakcie jednej sesji może prowadzić do skracania ćwiczeń i ograniczenia czasu przeznaczonego na pytania.

Inaczej planuje się również zajęcia, których podstawowym elementem jest aktywna praca uczestników. Warsztaty on-line mogą obsługiwać analizę przypadków, wspólne dokumenty, rozmowy w mniejszych grupach czy zadania związane z konkretnymi sytuacjami zawodowymi. Każde z owych rozwiązań ma własne ograniczenia. Przy pracy w kilku grupach osoba prowadząca nie może jednocześnie obserwować wszystkich rozmów z taką samą dokładnością, a powrót do wspólnej dyskusji wymaga dodatkowego czasu. Z kolei zadania realizowane osobiście są łatwiejsze do zorganizowania, ale nie zawsze pozwalają odtworzyć sytuację, w której potrzebna jest współpraca kilku osób. Z tego powodu ćwiczenie powinno być wybrane nie tylko i wyłącznie do tematu, lecz również do liczby uczestników i sposobności wykorzystywanej platformy. Proste rozwiązania na prawdę bardzo często okazują się wystarczające, zwłaszcza gdy dodatkowe funkcje techniczne zaczynają odciągać uwagę od właściwego zadania.

Ważnym aspektem nauki przez internet jest także przygotowanie uczestnika przed rozpoczęciem spotkania. Przy zajęciach stacjonarnych część potrzebnych materiałów można przekazać na miejscu, jednakże w przypadku spotkania zdalnego bardzo dobrze jest wcześniej określić, z czego uczestnik będzie korzystał. Tyczy się to nie tylko prezentacji czy dokumentów, niemniej jednak również sposobu przesyłania odpowiedzi i zgłaszania problemów. Brak przygotowania może powodować przestoje, które przy większej grupie szybko się kumulują. Zdarza się także, że ktoś dołącza z urządzenia o ograniczonych możliwościach albo ma problemy z połączeniem. Nie zawsze można temu zapobiec, dlatego zamysł zajęć powinien uwzględniać pewien margines czasu. Szczególnego znaczenia nabiera to przy zadaniach wymagających pracy w czasie rzeczywistym, gdzie opóźnienie jednej osoby może wpłynąć na kolejne etapy ćwiczenia.

Na przebieg zajęć wpływa także długość pojedynczej sesji. Kilkugodzinne spotkanie przed ekranem może być odbierane przeciwnie niż zajęcia prowadzone w sali, dlatego przy planowaniu programu trzeba zwrócić uwagę na momenty wymagające największego skupienia. Część informacji można udostępnić przedtem, aby podczas spotkania poświęcić więcej czasu na ich zastosowanie w praktyce. Innym rozwiązaniem jest podział materiału na kilka krótszych części, wśród którymi uczestnicy wykonują zadania związane z omawianym tematem. W takim modelu zmienia się także rola osoby prowadzącej, ponieważ poza przekazywania wiedzy musi ona kontrolować tempo pracy, reagować na pytania i pilnować przejścia między kolejnymi etapami. Z punktu widzenia organizacyjnej znaczy to konieczność uwzględnienia wielu drobnych czynników, które podczas bezpośredniego spotkania mogą być łatwiejsze do rozwiązania na bieżąco.

Źródło informacji: prawo pracy dla menedżerów.